Einen vorhandenen Report anpassen

Reports müssen nicht immer komplett neu erstellt werden. Auf der Webseite Schulverwaltungssoftware des MSB stehen bereits umfangreiche Reportsammlungen zur Verfügung. Oft ist es sinnvoll, zunächst zu prüfen, ob ein benötigter Report bereits existiert. Gefundene Reports lassen sich anschließend an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Beispiel Schulbescheinigung anpassen

Eine Schulbescheinigung, die angepasst werden soll.

Im folgenden Beispiel wird eine Schulbescheinigung aus einer Reportsammlung angepasst. Der Ausgangsreport könnte wie rechts dargestellt aussehen.

Es sollen folgende Veränderungen vorgenommen werden:

• Schriftart Arial → Calibri
• Datenfelder nicht mehr kursiv
• PLZ soll etwas nach unten verschoben werden
• Konfession soll nicht erscheinen
• dafür soll das Alter ausgegeben werden

Schriftgröße und Schriftart anpassen

Verändern von Text innerhalb von Textfeldern.

Im Modus Entwurf können Textfelder bearbeitet werden. Dazu wird ein Feld angeklickt. Nun erscheinen im oberen Werkzeugbereich Auswahlfelder für:

• Schriftart
• Schriftgröße
• Schriftstil (fett, kursiv, unterstrichen)
• Ausrichtung innerhalb des Feldes

Auch Datenbankfelder (DBText) besitzen diese Eigenschaften, da sie ebenfalls Text enthalten.

💡Tipp

Statt jedes Feld einzeln zu bearbeiten, können mehrere Felder gleichzeitig markiert werden. Ziehen Sie hierzu mit der linken Maustaste ein Lasso um alle gewünschten Felder. Die ausgewählten Felder werden mit grauen Eckpunkten markiert.

Auf diese Weise lassen sich Schriftart und Schriftstil aller betreffenden Felder in einem Schritt ändern.

Im Beispiel wird zusätzlich bei den Datenbankfeldern der Kursivstil deaktiviert (Schalter I).

Daten hinzufügen und entfernen

Verschieben von Feldern – beachten Sie die blaue Hilfslinie.

Nun wird das Feld Konfession entfernt. Dazu wird das Feld ausgewählt und mit Entf gelöscht (Label und Datenfeld).

Die nun entstehende Lücke wird genutzt, um das Datenfeld PLZ_Ort leicht nach unten zu verschieben.

💡Tipp

Der Editor zeigt beim Ausrichten eine feine blaue Hilfslinie, wenn Feldkanten mit anderen Feldern übereinstimmen.

So lassen sich Felder sehr präzise platzieren.

Der darunterliegende Datenblock wird per Lasso markiert und nach oben geschoben, bis das Layout wieder geschlossen wirkt.

Einfügen eines neuen DB-Felds (»Alter«).

Nun soll das Alter ausgegeben werden. Dazu wird ein Feld vom Typ DBText im Report platziert. Wichtig: Es sollte nicht unmittelbar neben dem Geburtsdatum liegen, damit sich die Felder bei langen Angaben nicht überlappen.

Das neue Feld wird angepasst, im Beispiel auf Linksbündig gestellt.

Als Datenquelle wird Schueler gewählt. Das Datenfeld wird per Dropdown auf Alter gesetzt.

Der nun überarbeitete Report in der Vorschau.

In der Vorschau erscheint nun die angepasste Schulbescheinigung.

Ob das Ergebnis bereits zufriedenstellt oder weiter verfeinert werden soll, liegt im Ermessen des Anwenders.

Beispiele für mögliche Weiterentwicklungen:

• ein zusätzliches Textfeld mit der Beschriftung »Alter«
• weitere Datenfelder (z. B. Erziehungsberechtigte)
• Layout-Optimierung für gleichmäßige Abstände