Basisreportsammlung: Serienbrief Nichtversetzung
Serienbrief Nichtversetzung
Der Serienbrief in SchILD-NRW 3 erzeugt Anschreiben an nichtversetzte Schülerinnen und Schüler. Zunächst werden über Filter I alle Schülerinnen und Schüler gefiltert, die nicht versetzt wurden. Der Serienbrief analysiert bei diesen Schülerinnen und Schülern die Schulform, die Gliederung, den Jahrgang, die Verweildauer sowie, ob das aktuelle Schuljahr wiederholt wurde. Anhand dieser Eckdaten wird ein passendes RTF-Dokument schülerindividuell automatisch nachgeladen.
Die RTF-Dokumente sind nach Schulform sortiert und können leicht an die eigenen schulischen Bedarfe angepasst werden. Auch der Aufruf der RTF-Dokumente kann bei Bedarf in den Berechnungen des Serienbriefes unter „Programme“ in der Prozedur „RtfNichtversetztAutomatischLaden“ eingesehen und angepasst werden. In der EF wird zusätzlich geprüft, ob die Schülerin oder der Schüler volljährig ist und ein eigenes Anschreiben erhält. Für volljährige Schülerinnen und Schüler werden gesonderte RTF-Dokumente geladen.
Im dreigliedrigen Schulsystem wird an den entsprechenden Stellen auf einen Schulformwechsel hingewiesen. In anderen Schulsystemen wird ein gesonderter Report aufgerufen, der auf einen Gliederungswechsel hinweisen kann. In den Schulsystemen werden die im Folgenden tabellarisch dargestellten Fälle unterschieden.
| Kürzel | Versetzung | Konsequenz | Inkl. volljährig |
|---|---|---|---|
| nv | nicht versetzt | ||
| nv-sw | nicht versetzt | Schulformwechsel/Gliederungswechsel (nicht explizit aufgeführt) | |
| nv-sv | nicht versetzt | Schule verlassen | |
| np | Nachprüfung | ||
| np-sw | Nachprüfung | Schulformwechsel/Gliederungswechsel (nicht explizit aufgeführt) | |
| np-sv | Nachprüfung | Schule verlassen | |
| nv - vj | nicht versetzt | volljährig | |
| nv-sv - vj | nicht versetzt | Schulformwechsel/Gliederungswechsel (nicht explizit aufgeführt) | volljährig |
| np - vj | Nachprüfung | volljährig |
Der Serienbrief Nichtversetzte ist dafür vorgesehen, dass Schülerinnen und Schüler vor den Sommerferien ein Anschreiben erhalten, das über die Nichtversetzung und mögliche Nachprüfungsfächer informiert. Damit jede Schülerin und jeder Schüler das korrekte Anschreiben erhält, analysiert der Serienbrief die Schulform, die Gliederung, den Jahrgang, das Versetzungskürzel, die Wiederholung sowie die Verweildauer.
Filtern der nichtversetzten Schülerinnen und Schüler
Rufen Sie Filter I ➜ Lernabschnitt / Leistungsdaten auf. Wählen Sie dort die Versetzungsvermerke Nichtversetzt und N.v., Nachprüfung möglich aus. In manchen Fällen ist zusätzlich der Versetzungsvermerk Abschluss hinzuzunehmen.
Es werden daraufhin alle Schülerinnen und Schüler gefiltert, die ein entsprechendes Anschreiben erhalten sollen.
RTF-Anschreiben anpassen
Im Ordner Serienbriefe finden Sie den Unterordner RTF-Serienbriefvorlagen ➜ Nichtversetzung. Dieser enthält alle schulformspezifischen Anschreiben an nichtversetzte Schülerinnen und Schüler. Die Dateinamen enthalten verschiedene Informationen:
- Schulform oder Schulgliederung (z. B. GY)
- Jahrgangsbereich (z. B. 07–10)
- NV (nicht versetzt)
- NP (Nachprüfungsmöglichkeit)
- SV (Schulformwechsel)
- GW (Gliederungswechsel)
- SV (Schule verlassen)
- VJ (Brief an Volljährige)
Jeder Brief kann inhaltlich in einem RTF-Editor (z. B. WordPad) an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. RTF-Editoren unterscheiden sich teils deutlich in der Menge des erzeugten RTF-Codes. Es wird empfohlen, einen möglichst schlanken RTF-Editor zu verwenden. Sie können RTF-Dokumente auch im Reportdesigner öffnen, bearbeiten und speichern.
Serienbrief Nichtversetzung
Beim Aufruf des Serienbriefs analysiert dieser schülerspezifisch die Bedingungen der Nichtversetzung und deren Folgen. Anhand des Analyseergebnisses wird automatisch das passende RTF-Dokument geladen.
Enthält das Dokument Abfragefelder zur Text- oder Datumseingabe, werden diese einmalig abgefragt. In den RTF-Dokumenten müssen hierzu entsprechende Platzhalter gesetzt sein. Solange identische Platzhalter verwendet werden, erfolgt die Abfrage auch beim Wechsel des RTF-Dokuments nicht erneut. Sollen in unterschiedlichen RTF-Dokumenten verschiedene Text- oder Datumseingaben erfolgen, müssen dort unterschiedliche Platzhalter verwendet werden.
Als Beispiel kann eine Schule dienen, die die schriftlichen Nachprüfungen der SI und der SII an unterschiedlichen Tagen plant. In den RTF-Dokumenten der SI kann der Platzhalter $Eingabe|Datum|GY-07-10-NP: schriftliches Nachprüfungsdatum$ verwendet werden und in den RTF-Dokumenten der SII der Platzhalter $Eingabe|Datum|GY-EF-NP: schriftliches Nachprüfungsdatum$. In diesem Fall erfolgen zwei getrennte Datumsabfragen, da sich die Platzhalter unterscheiden.
Der Programmcode kann unter Berechnungen in der Ansicht Verwendete Module in der Prozedur RtfNichtversetztAutomatischLaden eingesehen werden. Der Code ist so strukturiert, dass individuelle Anpassungen leicht vorgenommen werden können. Dort können auch die Dateinamen der RTF-Dokumente definiert und Sonderfälle hinterlegt werden.
Weitere Informationen
Bei dem Serienbrief handelt es sich um einen erweiterten Serienbrief an Erzieher. Damit der Serienbrief unterschiedliche RTF-Dokumente schülerindividuell einlesen kann, muss der Parameter rtfLaden den Wert nein haben. Dies entspricht der Voreinstellung. Andernfalls würde kein schülerindividuelles RTF-Dokument automatisch geladen, sondern ein einzelnes RTF-Dokument über ein Auswahlfenster – wie bei einem normalen Serienbrief.
Der Serienbrief analysiert keine Abschlüsse, die durch eine Nachprüfung erreicht werden könnten. Wenn ein Brieftext Informationen zu Nachprüfungsmöglichkeiten enthalten soll, sind Texte mit Auswahlfeldern sinnvoll, die nach dem Ausdruck manuell angekreuzt werden können (siehe RTF-Dokumente der EF am Gymnasium).
Zusätzlich können eine Excel-Übersicht und eine LibreCalc-Übersicht heruntergeladen werden, die die Konstellationen der Nichtversetzung nach Schulform und Gliederung darstellen. Die Dateien enthalten außerdem eine Übersicht darüber, welcher Serienbrief in welcher Konstellation geladen wird.